11 Bước Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết 2025

Kế hoạch tổ chức sự kiện là công việc mà bất cứ một người làm nghề tổ chức sự kiện nào cũng phải thực hiện để có thể tổ chức được một chương trình sự kiện hoàn hảo. Các công việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm các công việc như lập ngân sách, lựa chọn địa điểm, xác định thời gian, lên kế hoạch thiết bị, xin giấy phép, thực hiện chương trình và quản lý rủi ro sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian.

Kế hoạch tổ chức sự kiện là một bản kế hoạch chi tiết bao gồm những nội dung công việc từ khi bắt đầu cho đến khi sự kiện kết thúc, được sắp xếp theo các bước theo trình tự cụ thể nhằm kiểm soát và tối ưu quá trình tổ chức được diễn ra một cách suôn sẻ nhất

Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu và loại hình sự kiện

Trước khi bắt đầu một chương trình sự kiện nào, bạn cần phải xác định được mục tiêu sự kiện và loại hình sự kiện tổ chức là gì. Đây là bước đầu tiên và cũng là bước vô cùng quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện để sự kiện của bạn đi đúng hướng, xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện và làm tiền đề thực hiện các bước về sau một cách chuẩn chỉnh hơn.

Dựa vào mục tiêu và các yếu tố khác nhau, từ đó bạn có thể xác định được loại hình sự kiện phù hợp. Đó có thể là hồi thảo, hội nghị, triển lãm khoa học, yên bạc ti hay lễ kỷ niệm. Xác định được loại hình sự kiện sẽ ảnh hưởng đến quy mô tổ chức sự kiện, thời gian và ngân chất của sự kiện.

Bước 2: Xác định đối tượng khách mời tham gia

Sau khi đã xác định được mục tiêu sự kiện, thì công việc tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện đó là xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Khách hàng mục tiêu ở đây có thể là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, các đối tác, nhà tài trợ, hoặc bất cứ nhóm khách hàng nào liên quan tới mục tiêu của sự kiện. Sau đó sẽ bắt đầu xác định được số lường và phạm vi của khách mời.

Sau đó sẽ xây dựng hồ sơ khách hàng mục tiêu bao gồm các thông tin như là họ tên, địa chỉ, vai trò trong sự kiện. Điều này sẽ giúp quản lý được thông tin khách hàng một cách dễ dàng hơn nhằm đảm bảo là chọn đúng khách hàng. đúng đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu của sự kiện tránh là truyền thông sai đối tượng gây lãng phí ngân sách và nguồn lực.

Bước 3: Xác định chủ đề, thông điệp sự kiện

Chủ đề là nội dung chính của chương trình sự kiện. Đây là nội dung duyên suốt trong toàn bộ chương trình sự kiện. Khi xây dựng chủ đề, cần lưu ý một số nội dung như ngắn gọn, xúc tiết và dễ hiểu với mục đích của chương trình sự kiện với đối tượng của khách mời. Sau khi xây dựng đối chủ đề, sẽ tiến hành đến xây dựng thông điệp mà ban tổ chức muốn gửi ngắm tới đối tượng khách hàng của họ. Thông điệp xây dựng cần phải rõ ràng xúc tiết và có tính thuyết phục cao.

Bước 4: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cũng là bước rất quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Thời gian tổ chức chương trình sự kiện cần lựa chọn vào những khung giờ như dịp cuối tuần để khách hàng có thể tham gia được một kết đông đủ nhất, địa điểm tổ chức sự kiện cần lưu ý một số vấn đề như chọn các trung tâm tổ chức sự kiện có không gian rộng rãi thoáng đảng, bãi giữ xe rộng rãi, và đặc biệt là thuận thiện giao thông để khách hàng có thể dễ dàng trong việc di chuyển góp phần vào thành công cho chương trình sự kiện.

Bước 5: Dự trù chi phí cho toàn bộ sự kiện

Đầu tiên bạn cần lên một bản dân sách thật chi tiết về tất cả các khoản chi phí cho chương trình sự kiện bao gồm chi phí thuê địa điểm, chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác trong sự kiện, dịch vụ nhà hàng, chi phí vận chuyển, chi phí marketing, chi phí nhân sự.

Tiếp đến là bạn sẽ tìm hiểu các nhà cung cấp, làm việc với các nhà cung cấp, và so sánh giá cả của các nhà cung cấp này. Sau đó lại chọn cho mình một đơn vị có mức giá tốt nhất.

Sau đó, bạn sẽ tiến hành xác định các nguồn tài chính cho hoạt động sự kiện bao gồm các ngân sách từ tổ chức, các đơn vị tài trợ, các nguồn tài chính khác như tiền bán vé hoặc thu được từ các hoạt động khác. Dựa trên chi phí ước tính và nguồn tài chính, bạn hãy lập một kế hoạch tài chính thật chi tiết cho sự kiện tạo một bảng tính hoặc là tài liệu để ghi lại các khoản thu, các khoản chi một cách cụ thể nhất.

Trong quá trình Tổ chức sự kiện có thể sẽ phát sinh một số các chi phí khác ngoài dự kiến, cho nên bạn cần giữ trù một nguồn kinh phí cho những chi phí phát sinh. Nó thường chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách.

Bước 6: Lên timeline chi tiết và kịch bản cho sự kiện

Timeline tổ chức sự kiện chi tiết là một bản tóm tắt các công việc cần thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện bao gồm các công việc như thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, nhân viên phụ trách. Timeline chi tiết sẽ giúp cho người quản lý tổ chức sự kiện có một cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra, từ đó phân bộ thời gian, nguồn lực và tài chính một cách hợp lý.

Kịch bản tổ chức sự kiện mô tả các hoạt động chi tiết ở trong quá trình tổ chức sự kiện, diễn biến của từng phần sự kiện. Kịch bản tổ chức sự kiện sẽ giúp cho người tổ chức sự kiện có thể kiểm soát được những phần việc ở trong quá trình tổ chức sự kiện để có thể đảm bảo được quá trình tổ chức sự kiện sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và theo kế hoạch tránh những rủi ro có thể xảy ra. Kịch bản tổ chức sự kiện sẽ giúp cho người tổ chức sự kiện có thể kiểm soát được những phần việc ở trong quá trình tổ chức sự kiện.

Bước 7: Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Tổ chức sự kiện cũng là một trong những hoạt động marketing truyền thông của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu hình ảnh của mình đến với công chúng, đến với những khách hàng tiềm năng, một cách trực tiếp thông qua các hoạt động sự kiện. Ban tổ chức có thể truyền tải những thông điệp, những nội dung, những sản phẩm đến trực tiếp với các đối tượng khách hàng của mình. Từ đó có thể xây dựng được hình ảnh và thương hiệu tích cực trong mắt công chúng.

Xác định các phương tuyển truyền thông mà doanh nghiệp muốn sử dụng như là mạng xã hội, truyền hình, email marketing, hay là website. Xác định các hoạt động cụ thể như là viết bài PR, báo chí, phát sóng, truyền hình, hoặc là tạo các nội dung ở trên mạng xã hội, và xác định lịch trình cho mỗi hoạt động trên.

Bước 8: Phân công nhân sự bố trí sự kiện

Xác định nguồn nhân sự cho sự kiện trên quy mô tổ chức, loại hình sự kiện và những yêu cầu cụ thể, xem xét các vai trò như nhân viên chạy sự kiện, nhân viên quản lý sự kiện, nhân viên kỹ thuật âm thanh ánh sáng, PG, hoặc là các nhân sự khác, và xác định phân công rõ vai trò, trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thiền viên trong nhóm tổ chức sự kiện để đảm bảo mọi người sẽ nắm rõ nhiệm vụ của mình và hoàn thành tốt vai trò được giao cũng là bước vô cùng quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

Bước 9: Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm

Một số loài ấn phẩm được được sử dụng trong thủ tiết sự kiện như là banner, poster, brochure, backdrop, tờ rơi, logo

Trong bước này, ban tổ chức cần đảm bảo:

Trong bước thiết kế này ban tổ chức cần đảm bảo các nội dung

Xác định mục tiêu cần thiết kế là gì? Nội dung mà ban tổ chức muốn truyền tải tới khách hàng là gì?

Các thiết kế cần phù hợp với khách hàng mục tiêu, độ tuổi

Hình ảnh, màu sắc, nội dung phải phù hợp với phong cách thiết kế và truyền tải được nội dung thông điệp của sự kiện.

Bước 10: Xây dựng kế hoạch dự phòng và quản trị rủi ro

Trong bất cứ chương trình sự kiện nào, yếu tố rủi ro là yếu tố không thể nào tránh khỏi. Ví dụ như, thời tiết xấu ảnh hưởng tới sự kiện, nhân sự sự kiện gặp vấn đề, hoặc gặp vấn đề với các đơn vị nhà công cấp, nhà tài trợ, v.v. Chính vì vậy, việc xây dựng các phương án dự phòng rủi ro trước khi diễn ra sự kiện là việc làm rất quan trọng trong kế hoạch tổ chức sự kiện để nhằm hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra trong chương trình sự kiện, làm sao đảm bảo quá trình sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ.

Bước 11: Đánh giá và đo lường kết quả sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình sự kiện công việc cần phải làm đó trong bảng kế hoạch tổ chức sự kiện là tổng kết lại những công việc đã diễn ra, những kết quả đã đạt được và những điểm còn hạn chế của chương trình sự kiện để rút ra những bài học cho các sự kiện lần tới.

> Xem chi tiết bài viết: Kế hoạch tổ chức sự kiện https://chothueamthanh.com.vn/11-buoc-lap-ke-hoach-to-chuc-su-kien-chi-tiet-2025/

Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia

Trụ Sở Chính: 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 1: 102 Nguyễn Minh Hoàng, Phường Bảy Hiền, Tp. Hồ Chí Minh

Chi Nhánh 2: 111 Nguyễn Minh Hoàng, Phường Bảy Hiền, Tp. Hồ Chí Minh

Phone: 028 3811 3444

Hotline: 0779.12.13.14

Website: https://chothueamthanh.com.vn/

Fanpage: https://www.facebook.com/PhatHoangGiaWeddingEvent/